Perguntas Frequentes sobre o Bizdocs

Aqui pode encontrar as questões mais frequentes sobre o Bizdocs. 

Se a sua dúvida não tiver resposta num deste tópicos, por favor não hesite em entrar em contacto e apresentar-nos a sua pergunta.

O que é o Bizdocs?

O Bizdocs é uma solução inteligente de gestão documental. É uma plataforma simples e completa, com tudo num único lugar, que lhe permite ter total controlo sobre todos os documentos e ganhar eficiência e rapidez para se tornar no profissional com quem todas as empresas querem trabalhar.

Onde funciona o Bizdocs?

O Bizdocs liberta o Contabilista para as atividades que lhes permitem fazer o que fazem melhor: acrescentar valor e melhorar a experiência dos seus clientes. E uma das formas de permitir isso é através da mobilidade, da agilidade, e da flexibilidade que o Bizdocs oferece aos Contabilistas para acederem aos seus documentos. Com o Bizdocs, os contabilistas têm todos os seus documentos, e dos seus clientes, num único lugar, guardados em cloud, com controlo e acesso seguro, a qualquer hora, e em tempo real a partir de qualquer lugar e em qualquer dispositivo – computador, tablet ou smartphone - desde que exista ligação à internet, não ocupando mais espaço físico nem exigindo mais recursos.

O que é preciso para utilizar o Bizdocs?

O Bizdocs veio encaixar como “uma luva” em qualquer Gabinete de Contabilidade porque não exige nada que um Gabinete de Contabilidade já não tenha e já não use no seu dia-a-dia: é ma solução “chave na mão”, pronta a ser utilizada, necessitando de um dispositivo com ligação internet para aceder à plataforma – computador, tablet ou smartphone. Para usar o Bizdocs, não é necessário aprender a mexer com nenhum dispositivo novo, ou instalar nenhum software.
O Bizdocs é tão versátil que, sem substituir os sistemas e os materiais que já existem no Escritório de Contabilidade, vai integrar e completar o que já é utilizado no normal funcionamento dos Gabinetes de Contabilidade.

Como se carregam documentos em papel no Bizdocs?

Cada vez mais são comuns os documentos digitais, mas o papel ainda representa uma fatia considerável no dia-a-dia das empresas e dos Gabinetes de Contabilidade. Para tratar documentos em papel, pode fazê-lo através:
- Do nosso scanner: Digitalize os seus documentos talões, recibos, faturas, etc) diretamente para o Bizdocs, a partir de um scanner totalmente integrado com a solução, e com 5 perfis pré-definidos com configurações específicas para que digitalize todos os seus documentos com apenas um toque, e crie documentos PDFs leves e pesquisáveis.
- De uma multifunções: digitalize os seus documentos e envie-os diretamente via email, através da sua multifunções para o Bizdocs.
- Da aplicação mobile: fotografe e carregue os seus recibos e talões de restauração ou de combustíveis e carregue-os diretamente para o Bizdocs. A aplicação mobile permite a captura de documentos, com múltiplas páginas, em qualquer dispositivo iOS ou Android. Caso o documento já esteja guardado digitalmente no seu telemóvel também pode selecionar “Share” para fazer o carregamento do documento para o Bizdocs.
Importante: Independentemente da forma como estes documentos sejam digitalizados, ficarão sempre disponíveis na Inbox do seu Bizdocs.

Como se carregam documentos digitais no Bizdocs?

Para carregar documentos em formato digital para a sua conta do Bizdocs pode fazê-lo de três formas:
- Via Portal: Carregue os documentos digitais que já tem guardados de forma simples, uniformizando os formatos de documentos e de imagem para PDF. Basta selecionar a opção “Carregar documentos” disponível no canto superior direito do seu ecrã, e selecionando os documentos ou arrastando os documentos que quer carregar.
- Via email: Reencaminhe os seus emails com anexos diretamente para o endereço inbox@bizdocs.mobi a partir de um email que esteja associado à sua conta do Bizdocs. Pode configurar estes emails no menu de Configurações.
- Via Print to Bizdocs – Impressora Virtual: Imprima os seus documentos de venda diretamente para o Bizdocs a partir do seu ERP, sem precisar de guardar o documento para o carregar e sem a necessidade de aceder ao Portal. Instale o nosso driver virtual, e no documento que quer carregar para o Bizdocs selecione “Imprimir > Print to Bizdocs”.
Importante: Independentemente da forma como estes documentos sejam carregados, ficarão sempre disponíveis na Inbox do seu Bizdocs.

Como se pesquisam e visualizam documentos no Bizdocs?

Todos os documentos carregados para o Bizdocs passam por um processo de leitura OCR – Reconhecimento ótico de caracteres, transformando as informações do documento em texto pesquisável.
Esta funcionalidade, junto com a Pesquisa tipo Google do Bizdocs, permite-lhe encontrar de forma rápida qualquer documento na plataforma, pesquisando por qualquer informação que esteja escrita no mesmo, como por exemplo, a data, nome do fornecedor ou número do recibo.
E, após encontrar o documento que pretende, pode também fazer a pesquisa para encontrar a informação dentro do próprio documento.
Com o Bizdocs, consegue garantir que não volta a perder tempo à procura de um documento ou a passar pela incerteza de o ter ou não recebido.

Como organizar e arquivar os documentos no Bizdocs?

Tenha um sistema de organização prático e de acesso imediato às pastas de cada cliente e ao estado dos seus documentos.
Quando seleciona um documento ou um conjunto de documentos no Bizdocs é-lhe disponibilizado um conjunto de Ações para que lhes seja dado o devido tratamento.
Uma das Ações disponíveis no Bizdocs é “Enviar para Contabilidade”. Esta ação irá partilhar os documentos selecionados com o Gabinete de Contabilidade, enviando-os para o processo de Contabilização.
Esses documentos deixam de estar disponíveis na Inbox do cliente, e passarão a estar disponíveis na página “Em Processamento”.
Será também na pasta “Em Processamento” que o Gabinete de Contabilidade poderá, a partir da sua conta, aceder aos documentos.
Após o tratamento desses documentos, por parte do Gabinete de Contabilidade, serão automaticamente guardados na respetiva pasta no arquivo do cliente - cada cliente tem a sua área pessoal, e cada documento ficará organizado na respetiva pasta, sem possibilitar a confusão com documentos de clientes diferentes.
Caso não se trate de um documento contabilístico que não passe por este processo (como um contrato, ou uma declaração), pode selecionar a opção “Arquivar” para abrir uma estrutura de pastas pré-configuradas, onde pode arquivar manualmente o documento.

Como se partilham documentos com outras pessoas no Bizdocs?

Uma das funcionalidades base do Bizdocs é a possibilidade de partilha de documentos diretamente a partir da plataforma, sem que seja necessário descarregar o documento para o seu computador ou smartphone, e garantindo assim um maior controlo, rapidez e produtividade.
Para isso basta selecionar o documento que queremos partilhar, carregar no botão Ações e selecionar a opção “Partilhar”.
Nesta fase, basta preencher o email para quem queremos enviar o documento e adicionar uma mensagem, se desejarmos.
O destinatário irá receber um email em nome do Bizdocs com o documento, sem que este tenha saído da sua conta.

Como se descarrega um ou mais documentos no Bizdocs?

Caso pretenda descarregar um documento arquivado no Bizdocs para o seu computador, tablet ou smartphone, poderá fazê-lo selecionando o documento (ou o conjunto de documentos), carregando no botão Ações e, por fim, selecionar a opção “Descarregar”.
O download do seu documento irá começar imediatamente.

Como e quando eliminar documentos no Bizdocs?

Caso precise de eliminar um documento ou um conjunto de documentos no Bizdocs, basta selecioná-los, aceder ao botão Ações e escolher a opção “Eliminar”.
Ao eliminar um documento, o mesmo não é recuperável.
Caso o documento não esteja guardado no local correto, não é necessário eliminá-lo: acedendo ao botão Ações, pode escolher “Mover” e selecionar a pasta correta para arquivar o documento.

Como dividir ou juntar documentos no Bizdocs?

Com o Bizdocs consegue, sem sair da plataforma, juntar várias páginas num só documento, ou dividir um documento com várias páginas em vários documentos, com uma página cada.
Caso selecione vários documentos, ao aceder ao menu de Ações é disponibilizada a opção “Juntar”, que criará um novo documento composto por todos os documentos que selecionou, eliminando os documentos separados.
Da mesma forma, caso selecione um documento com várias páginas, ao aceder ao menu de Ações é disponibilizada a opção “Separar”, que irá gerar vários documentos, com uma página cada, eliminando o documento original.

Como se gerem documentos confidenciais?

Passar documentos para o mundo digital requer alguns cuidados para evitar informações confidenciais do seu Gabinete de Contabilidade ou dos seus Clientes não sejam partilhadas com terceiros.
Alojado em servidores cloud da Microsoft Azure, o Bizdocs garante a encriptação de todos os dados e a total segurança dos documentos que são carregados para a plataforma, 24 horas por dia.
O acesso aos dados do Bizdocs é rigorosamente controlado por vários níveis de segurança, num sistema evolutivo e em constante evolução, com níveis de acesso parametrizáveis por utilizador.

Como sei qual é o estado de um documento no Bizdocs?

O Bizdocs ajuda os contabilistas a terem total controlo do seu trabalho e do estado em que está cada um dos seus documentos.
No Bizdocs os documentos são classificados mediante um conjunto de estados relacionados com o ciclo de contabilização, que permitem saber exatamente em que fase contabilística se encontra cada um dos documentos:
- Em processamento - todos os documentos desde que são enviados para contabilização até estarem contabilizados;
- Por lançar/tratar:
-- Contabilização - documentos que aguardam que o utilizador faça a contabilização no software de contabilidade e coloque o número de lançamento no Bizdocs.
-- Contabilizados – documentos que completaram o ciclo de contabilização. Desta forma, é possível ao Gabinete de Contabilidade verificar relativamente a um documento:
--- Quando e quem submeteu
--- Quando e quem contabilizou
--- Em que fase do processo está o tratamento de cada documento e em que pasta se encontra.

Como se devolvem documentos ao cliente?

O Bizdocs agiliza a relação diária entre os Gabinetes de Contabilidade e os seus Clientes, permitindo a partilha de informação em tempo real e de forma bilateral.
Os clientes, através da sua conta, podem partilhar diretamente os seus documentos com o seu Gabinete de Contabilidade, que os irá receber na sua conta, na pasta “Em Processamento”.
Após o tratamento e contabilização de cada documento, os mesmos passarão a estar automaticamente disponíveis para os seus Clientes, na pasta “Documentos” dentro da respetiva área.
O Gabinete de Contabilidade poderá aceder a estes documentos a partir da sua Homepage, na pasta “Clientes” - cada cliente tem a sua área pessoal, e cada documento ficará organizado na respetiva pasta, sem possibilitar a troca de documentos entre clientes diferentes.

Como associar as contas de clientes ao Escritório de Contabilidade?

O Bizdocs permite ao Gabinete de Contabilista autonomia para gerir a sua conta e aceder ao arquivo dos seus clientes de forma simples e autónoma.
No menu “Configurações” pode aceder às definições da sua conta, onde irá encontrar áreas relativas aos utilizadores, emails configurados, e aos seus clientes. Selecionando a opção “Clientes”, o Gabinete de Contabilidade consegue conectar a conta Bizdocs do seu cliente à sua conta de Contabilista.
Para isso, basta inserir o email e o NIF/CNPJ com que o seu cliente se registou no Bizdocs.
O seu cliente irá receber um email de confirmação para aceitar esta conexão. Após aceitar o pedido de conexão, será possível partilharem os documentos entre si, com apenas alguns cliques.
Caso o cliente ainda não tenha uma conta Bizdocs irá receber no email indicado pelo Contabilista um pedido para criação de conta.